Comptabilité : exigences légales pour la gestion sans papier des reçus

Évolution numérique

Les possibilités de régler des transactions par voie électronique et d’exécuter des tâches par e-mail ou en ligne se multiplient. En outre, on s’efforce de gaspiller moins de papier, entre autres pour protéger l’environnement. Autant d’aspects qui influencent aussi le secteur de la comptabilité : il est de plus en plus fréquent que les justificatifs et factures soient exclusivement échangés et archivés sur des supports électroniques ; les pièces comptables physiques ont quasiment disparu. Dans cet article, nous décrivons les exigences légales à observer en matière de tenue des justificatifs sans papier.

Loi et mise en œuvre

La loi a pris en compte cette évolution et s’est adaptée à la nouvelle situation. En vertu du Code des obligations (art. 958f, al. 3 CO), la conservation des livres et pièces comptables sur support électronique est équivalente à celle sur support papier. De plus, les documents à conserver ont été limités aux livres de comptes et aux pièces comptables.

Autrement dit, il n’est plus nécessaire d’archiver l’ensemble de la correspondance commerciale, mais uniquement les documents qualifiés de pièces comptables. Pour remplir ce critère, un document doit comporter la preuve de droits et d’obligations pertinents pour la comptabilisation.
Outre les prescriptions du CO, l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) est déterminante. Cette ordonnance se base sur l’art. 958f, al. 4 du CO et a été adaptée pour la dernière fois lors de l’introduction du nouveau droit comptable au 1er janvier 2013.

Il reste obligatoire de conserver un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision. Étant donné que, depuis quelques années, les documents électroniques remplissent l’exigence de forme écrite, ces documents peuvent aussi être conservés sur support électronique à condition qu’ils comportent une signature électronique qualifiée. Selon l’art. 14, al. 2bis, CO, la signature électronique qualifiée avec horodatage qualifié au sens de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE) est assimilée à la signature manuscrite. En cas d’utilisation correcte du SwissID, tous les certificats requis sont généralement disponibles et consultables.

Vu que le droit suisse ne fait pas de distinction entre la tenue et la conservation des pièces justificatives, il est obligatoire d’enregistrer et de contrôler l’intégralité du cycle de vie des données.
Plus concrètement, les dispositions légales exigent que les livres et pièces comptables restent accessibles et vérifiables pendant toute la durée de conservation. Les données doivent de surcroît être conservées et traitées de sorte que les documents ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.

Afin que les livres de comptes et les pièces comptables puissent être compris, les processus de tenue et de conservation doivent être documentés et mis à jour à intervalles réguliers.

Conservation numérique

Lorsque les livres de comptes et les pièces comptables sont tenus et conservés sur support électronique, il est également exigé que le traitement des données soit conforme au principe de régularité. La régularité se fonde sur l’état actuel de la technique ainsi que sur les référentiels et les recommandations généralement reconnus (cf. notamment la Prise de position suisse relative à la présentation des comptes d’EXPERTsuisse (PP) 10 « Principes de régularité de la comptabilité lors de l’utilisation de technologies de l’information »).

Il n’existe pas, en Suisse, d’obligation légale de générer ou de traiter les données dans un format particulier. Les Archives fédérales publient toutefois régulièrement une liste qui récapitule les formats de fichiers pouvant être archivés. En outre, les supports d’information sur lesquels sont stockées les données doivent remplir certaines conditions. Par exemple, la date d’enregistrement des données doit être identifiable tandis que les procédures et modes d’utilisation doivent être consignés dans des protocoles. Les supports de données doivent par ailleurs être contrôlés régulièrement quant à leur intégrité et leur lisibilité.