Sie können mit Topal Scan die Rechnungen ganz einfach einscannen und einen Zahlungslauf daraus erstellen. Das Programm ermöglicht es, Rechnungssteller als Kreditor zu erfassen und mit einem hinterlegten Bankkonto und einem Buchhaltungskonto für eine automatische Buchung abzuspeichern. Wenn Sie mehrere Rechnungen des gleichen Rechnungsstellers erhalten, wird Topal Scan automatisch den Kreditor zuweisen und dabei die richtigen Zahlungsangaben übernehmen. So wird es für Sie einfacher und effizienter die Zahlungsläufe zu erledigen.
Mit Topal Scan lassen sich auch der Aufwand und damit die Kosten für die Revision beträchtlich reduzieren. Statt ihrem Revisor die Ordner mit den Kreditorenrechnungen bereitzustellen, setzen Sie ihn einfach an einen Arbeitsplatz mit Topal, wo der Revisor die Stichproben gleich am Bildschirm vornehmen kann, ohne die Rechnungen aus den Ordnern heraussuchen zu müssen. Falls der Revisor selbst Topal Scan einsetzt, können Sie ihm den Mandaten für die Revision auch exportieren.
Bei folgenden zwei Szenarien ist der Einsatz von Topal Scan empfehlenswert:
- Kunden, welche bisher die Kreditorenordner Ihrem Treuhänder zugestellt haben, welcher die Verbuchung der Transaktionen vornimmt, können nun die Rechnungen selbst scannen und anstelle der Ordner die gescannten Rechnungen in eine ZIP-Datei packen und ihrem Treuhänder zusenden. Die Originalrechnungen bleiben so bei Ihnen.
- Kunden, welche die Verbuchung selbst vornehmen, erstellen die Rechnungstransaktionen aus ihrer Inbox. Wenn die Daten beim Treuhänder liegen, hat der Treuhänder bei der Überprüfung der Buchungen immer auch Zugriff auf die gescannten Originaldokumente.
Falls auch Sie darüber nachdenken, ob Topal Scan allenfalls eine Möglichkeit für Sie wäre, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter.