Bei den meisten Revisionen geht unnötige Zeit verloren. Deshalb empfehlen wir Ihnen:
- Bereiten Sie für jede Position der Saldobilanz einen entsprechenden Beleg vor. Referenzieren Sie die Positionen auf der Saldobilanz eindeutig zu den entsprechenden Belegen, siehe untenstehendes Beispiel (Bild 1 und 2).
- Erstellen Sie diese Nachweise so, dass sie auf den ersten Blick nachvollziehbar und nachrechenbar sind, möglichst ohne, dass die Revisionsstelle den Rechner hervornehmen muss. Verzichten Sie auf handschriftliche Berechnungen und Nachweise und verwenden Sie dazu lieber Excel und hinterlegte, einfach zu prüfende Formeln.
- Fehlende Belege werden anlässlich der Revision festgestellt und eingefordert, was für Sie und die Revisionsstelle zu unnötigem Mehraufwand führt.
- Laden Sie uns alle Unterlagen digital auf unseren Share hoch, so geht keine Zeit mehr für das Kopieren der Unterlagen verloren.
- Versetzen Sie sich in die Lage der Revisoren: Stimmt das Total auf dem Beleg mit der Buchhaltung oder der Jahresrechnung überein und ist einfach nachvollziehbar? Falls nicht, notieren Sie die entsprechenden Begründungen in ein paar Sätzen. So können die Anzahl Rückfragen verringert werden.
- Bereiten Sie die Jahresrechnung inklusive Anhang in finaler Version vor, damit diese anlässlich des Revisionstermins geprüft werden kann. Kontrollieren Sie die Jahresrechnung selber, bevor die Revisionsstelle sie prüft. Sind alle Angaben im Anhang aktualisiert worden? Haben Sie die entsprechenden Nachweise vorbereitet? (z.B. Übersicht mit den offenen Leasingverbindlichkeiten, langfristige Mietverträge, BVG-Verbindlichkeiten, Liste mit der Übersicht der stillen Reserven). Im Artikel 959c Obligationenrecht finden Sie alle Informationen, welche im Anhang ausgewiesen werden müssen.
- Führen Sie eine Liste, welche Unterlagen die Revisionsstelle vor oder während der Revision von Ihnen verlangt. Ein Grossteil davon bleibt jedes Jahr gleich. So wissen Sie, was auf Sie zukommt und sind entsprechend gut vorbereitet.
- Schicken Sie uns die Unterlagen frühzeitig, im Optimalfall bis spätestens 2 Wochen vor der Revision. Dann kann die Revision bei der Revisionsstelle intern optimal organisiert werden und wir können punktuell auch jüngere Mitarbeitende oder sogar die Lernenden bei der Revision einbinden, was für beide Seiten gewinnbringend ist.
- Führen Sie selber eine Liste mit den stillen Reserven nach. Sie hilft Ihnen, die eigene finanzielle Situation besser einzuschätzen und verringert den Aufwand der Revisionsstelle.
- Führen Sie selber ein Sachanlagenverzeichnis, sobald Sie grössere Anschaffungen über mehrere Tausend Franken tätigen. Dies dient Ihnen dazu, die Werthaltigkeit Ihrer Sachanlagen beurteilen zu können und Abschreibungen vorausschauend zu planen. Allfällige stille Reserven können Sie in die obengenannte Liste mit den stillen Reserven eintragen.
- Erledigen Sie offene Pendenzen aus der Revision zeitnah und auf einmal. Dann muss die Revisionsstelle die Unterlagen nicht mehrmals in die Finger nehmen, was wiederum Zeit und Kosten spart.
- Überlegen Sie sich, welche Erwartung Sie an die Revisionsstelle haben und welche Prozesse Sie bei sich ändern können, um die Revision effizienter zu gestalten.
Fazit:
Bei vielen Revisionen geht unnötig viel Zeit für das Suchen, Kopieren, Nachvollziehen und Einfordern von Belegen verloren. Möchten auch Sie den Revisionsprozess in Zukunft effizienter gestalten? Gerne steht Ihnen Jonas Nowka zur Verfügung, um gemeinsam den Prozess zu optimieren.
