Buchhaltung: Gesetzliche Anforderungen an die papierlose Belegführung

Digitale Entwicklung

Es gibt immer mehr Möglichkeiten, Transaktionen elektronisch abzuwickeln und Geschäfte per E-Mail oder online zu erledigen. Darüber hinaus wird – auch der Umwelt zuliebe – vermehrt darauf geachtet, weniger Papier zu verschwenden. Diese Aspekte färben auch auf den Bereich der Buchhaltung ab: Belege und Rechnungen werden zunehmend nur noch elektronisch ausgetauscht und aufbewahrt, es werden kaum noch physische Belege produziert. Dieser Artikel soll aufzeigen, was bei der papierlosen Belegführung von Gesetzes wegen beachtet werden muss.

Gesetz und Umsetzung

Das Gesetz ist der oben beschriebenen Entwicklung gefolgt und hat sich ebenfalls an die neuen Gegebenheiten angepasst. Gemäss Obligationenrecht (Art. 958 f Abs. 3 OR) ist die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen der Aufbewahrung auf Papier gleichgestellt. Weiter wurden die aufzubewahrenden Dokumente auf Geschäftsbücher und Buchungsbelege reduziert.

Das bedeutet, dass nicht mehr die gesamte Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden muss, sondern nur jene, die als Buchungsbeleg qualifiziert. Ein Buchungsbeleg liegt vor, wenn ein Dokument den Nachweis für buchungsrelevante Rechte und Pflichten erbringt.

Neben den Vorschriften des OR ist die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) massgebend. Diese stützt sich auf Art. 958 f Abs. 4 OR und wurde mit Einführung des neuen Rechnungslegungsrechts per 1. Januar 2013 letztmalig angepasst.

Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind weiterhin schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Da die Schriftform seit einigen Jahren auch mit elektronischen Dokumenten erfüllt werden kann, können auch diese Dokumente
elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur (ZertES) der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Wenn die SwissID korrekt verwendet wird, sind i.d.R. alle nötigen Zertifikate vorhanden und abrufbar.

Da im schweizerischen Recht kein Unterschied zwischen Führung und Aufbewahrung der Belege gemacht wird, muss der ganze Daten-Lebenszyklus lückenlos aufgezeichnet und kontrolliert werden.

Konkret verlangen die gesetzlichen Vorschriften, dass die Geschäftsbücher und Buchungsbelege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit wieder lesbar gemacht und überprüft werden können. Weiter müssen die Daten so aufbewahrt und geführt werden, dass keine änderungen daran vorgenommen werden können, ohne dass diese nachvollzogen werden können.

Damit die Geschäftsbücher und Buchungsbelege verstanden werden können, müssen die Arbeitsabläufe für die Führung und Aufbewahrung dokumentiert und regelmässig aktualisiert werden.

Digitale Aufbewahrung

Werden Geschäftsbücher und Buchungsbelege elektronisch geführt und aufbewahrt, sind zusätzlich die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Die Ordnungsmässigkeit richtet sich nach dem Stand der Technik sowie nach den allgemein anerkannten Regelwerken und Fachempfehlungen (vgl. hierzu u.a. die Schweizer Stellungnahme zur Rechnungslegung [RS] 10 «Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie» von EXPERTsuisse).

In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, die Daten in einem bestimmten Format zu erstellen oder aufzubereiten. Das Bundesarchiv veröffentlicht jedoch regelmässig eine Liste, auf welcher die archivtauglichen Dateiformate aufgeführt sind. Auch die Informationsträger, auf denen die Daten gespeichert werden, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllen. So muss der Zeitpunkt der Speicherung der Daten ersichtlich sein und die angewendeten Abläufe und Verfahren müssen mittels Protokoll nachgewiesen werden können. Weiter müssen die Informationsträger regelmässig auf ihre Unversehrtheit und Lesbarkeit geprüft werden.